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Eficiencia en la gestión de documentos

Octubre 15

Eficiencia en la gestión de documentos

Las empresas son diferentes con actividades diversas, como: producción, giro comercial, industrial, o de negocios. Cada una tiene sus valores, misión y visión que las identifica, y las distingue, pero hay dos características que comparten: el capital humano para crecer y la eficiencia del tiempo; si no se administran de manera adecuada a lo largo de la jornada laboral, pueden mermar de manera significativa en la parte económica de las organizaciones.

Las actividades que utilizan tiempo y personal para llevarlas a cabo, pero que no generan productividad, tales como: trámites, organizar documentos, así como labores rutinarias; tienen como resultado el no beneficiar al crecimiento de la empresa, y por ende el desempeño profesional de los colaboradores, ya que descuidan aquellas tareas que sí son importantes para el negocio y generan ganancias económicas.

Pérdidas que se generan sin una gestión de documentos eficiente

  • Los empleados pierden hasta un 50% de su tiempo en actividades poco productivas.

  • No existe una clara estructura organizacional.

  • Los organigramas no son claros.

  • Se pierde información valiosa y se debe generar de nuevo.

  • Se ocupa espacio en archivar documentación.

  • Más del 60% del tiempo en el trabajo se destina en entregar documentación, cuando puede ser enviada de manera electrónica.

  • Acumulación de papeles que a la larga se debe pagar por destruir.

Hoy en día, las organizaciones no pueden permitirse este tipo de situaciones. Por lo tanto, para tener una mayor eficiencia, optan por la tecnología que, entre otras ventajas, permite digitalizar sus documentos y almacenarlos, ya sea en un disco duro, o en la nube, gracias a un sistema, o al uso de un software.

Beneficios de la gestión de documentos

  • Inmediatez en la información.

  • Mejor servicio a cliente.

  • Aumento de la eficiencia.

  • Mayor productividad.

  • Ahorro en costos.

  • Controlar y administrar la información.

Es claro que el Internet de las Cosas, las nuevas tecnologías, como los dispositivos móviles, la gran variedad de softwares, así como las “aplicaciones empresariales” crean un escenario en donde nuestras vidas cotidianas, tanto personales como laborales se llevan a cabo con mayor inmediatez, estamos en constante conexión con un sinfín de contactos al mismo tiempo, nos permite estar más activos.

Es así como, la demanda tecnológica entre las pequeñas y grandes empresas, ha ido incrementándose. Más aún, cuando sistemas digitales ayudan a realizar tareas de manera más sencilla, rápida y ágil.

Ahora bien, adentrarnos en la gestión de documentos va más allá de simplemente digitalizar información en papel, aquí encontramos una magnífica solución en el software de Eslabón®, el cual permite incluir los procesos de negocios de la empresa, la administración, los documentos tanto en hojas como electrónicos, así como los programas de gestión: renta, nóminas, aumento de productividad, disminución de costos, pagos, compras y más.

Con Eslabón® se logra automatizar tu empresa, lo cual te permite desarrollar tus actividades de manera sencilla e intuitiva. De tal manera que defines y administras tu organización desde el software. 

Te invitamos a conocer nuestro módulo Organización, éste te permite obtener distintos tipos de organigramas generados a partir de los niveles de estructura, así como otras soluciones del software en Recursos Humanos, deducciones, incidencias, percepciones, fondos de ahorro, controles de pago, gestión de trámites y accesos, entre otras.

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