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Herramientas de apoyo para la planificación y organización

Abril 22

Herramientas de apoyo para la planificación y organización

Una gestión del tiempo eficaz en una empresa, se basa en la planificación, priorización y programación periódica de actividades de acuerdo a su importancia y urgencia. Se puede realizar un ajuste diario de acuerdo a las prioridades, estableciendo metas en un período de tiempo determinado.


Evaluar y establecer las prioridades, además de planificar horarios eficazmente, son factores claves para aumentar la productividad y el rendimiento. Y para ayudar a hacer esa tarea mucho más sencilla, existen ciertas herramientas que sirven para gestionar el tiempo y que permiten plasmar la relación tiempo-actividad, logrando aumentar la productividad.


La medición es imprescindible para evaluar el éxito de las acciones de administración del tiempo. Hay que establecer métricas para medir la productividad de los profesionales, comparando los resultados obtenidos con los objetivos esperados.


Para aprender a gestionar el tiempo correctamente, se necesita saber cuánto tiempo se dedica a lo que es prioritario y cuánto a distracciones. Así, se  podrán aplicar medidas para reducir el porcentaje de distracción laboral.


Por lo tanto, antes de implementar un plan de desarrollo, es necesario identificar todas las actividades que realizan los colaboradores durante el día; pues, así como hay algunas actividades que aportan mayor valor a las operaciones de la empresa, hay otras que les restan valor, son distracciones como WhatsApp o redes sociales, y que requieren de atención inmediata.


Existe una gran cantidad de herramientas que permiten administrar el tiempo y el capital humano de la empresa, la elección de dicha herramienta dependerá de las características de la organización como el tamaño, número de empleados o procesos, así como de las necesidades y áreas de mejora. Son herramientas que ayudarán a:


  • Hacer listas de actividades y clasificarlas según importancia y urgencia, calculando las horas que tomará cada una de ellas.

  • Reservar tiempo para imprevistos.

  • Planificar las reuniones y citas.


Estas son algunas de las herramientas que te pueden ayudar a comunicarte y compartir información, agendar y organizar tareas y con el tratamiento de datos, dentro de tu área de trabajo. Recuerda que tu elección debe ser con base en tus necesidades específicas:

Google Drive: Es un servicio de almacenamiento de datos en internet que provee Google en su versión gratuita incluye una capacidad de almacenamiento 15 GB. Permite crear carpetas para almacenar y subir archivos de cualquier tipo.


Google Calendar: Es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite la sincronización con los contactos de Gmail de manera que se pueden invitar a participar en eventos.


Evernote: Permite planear el día a día creando notas, las cuales se pueden organizar por libretas, compartir con otros compañeros e incluso guardar páginas web completas.


Wunderlist: Sencilla pero muy práctica, permite crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas. Una de sus funciones más destacables, es la posibilidad de delegar tareas. 


Nozbe: Es tan versátil que sirve tanto como una simple agenda que liste tareas, como para gestionar proyectos colaborativos entre varios miembros. Es posible adjuntar archivos para cada proyecto y se sincroniza con Twitter, Dropbox, Evernote y el calendario de Google. 


Teux Deux: Es ideal para configurar trabajos con periodicidad semanal. Destaca por su claridad y sencillez, puesto que lo único que ves en la pantalla son las tareas de los próximos días. 


Una vez identificados todos los factores que propician el desaprovechamiento del tiempo dentro de la jornada laboral, es momento de aplicar medidas que puedas corregir eso, para esto, el módulo de capital humano de Eslabón®, te ayudará detectar las necesidades de capacitación de tu empresa y contribuye en el desarrollo de talento para formar un equipo competitivo. Además, serás capaz de evaluar y dar seguimiento al desarrollo del personal, basado en la competencia y los objetivos de la empresa, para determinar planes de crecimiento.


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