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Técnicas para la organización del tiempo

Abril 29

Técnicas para la organización del tiempo

Mejorar la productividad es algo cada vez más buscado por personas y equipos de trabajo que necesitan administrar su tiempo de manera efectiva para concretar actividades.


Estas son algunas técnicas que ayudan a gestionar la jornada laboral y ser más eficaz en el trabajo:


Multi-Step Projects: Disminuir la ansiedad laboral

Un multi-step project es un trabajo realizado por etapas dentro de un proyecto. Es una simple técnica de organización del trabajo que sirve para:


  • Disminuir la ansiedad por concluir un proyecto o tarea muy larga.

  • Aumentar la sensación de tareas terminadas día a día. 

  • Aumentar la cantidad real de tareas concretadas a diario y que no sólo sea una sensación.


En promedio, a las personas les cuesta volver a concentrarse unos 15 minutos. Por lo que, se trata de tomar estos minutos al finalizar cada tarea y antes de comenzar la siguiente. Lo único que requiere este método es fuerza de voluntad; una vez conseguido eso, se logrará aumentar la productividad y bajar la ansiedad.


Ley de Parkinson: Hacer más tareas en el mismo periodo de tiempo.

Entender la ley de Parkinson es de gran importancia para aumentar el número de tareas realizadas durante la misma cantidad de tiempo. Es un conjunto de principios que ayudan a entender qué actividades se realizan, en el lugar de las tareas importantes.

 

Básicamente, esta ley dice que:

A menor tiempo disponible, mayor esfuerzo dedicado a concluir la tarea en término; e inversamente, a mayor tiempo disponible, menos esfuerzo le pondremos al realizar esa misma tarea.


Para contrarrestarlas, se necesita fijar fechas de término cercanas; crear listas de prioridades; y no estirar de más los descansos entre tareas.


Ley de Pareto: Regla 80/20

El principio o ley de Pareto es utilizado por su simpleza, la cual, radica en entender cómo el 20% de nuestras actividades ocupan el 80% de nuestro tiempo, o cómo el 20% de nuestros esfuerzos nos devuelven un 80% de nuestros resultados. Se pueden obtener resultados en términos financieros, de tiempo, cantidad de tareas terminadas, información aprendida y cualquier otra forma que usemos para medir resultados, por ejemplo: 


  • Ley de Pareto aplicada a La Productividad: El 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo.

  • Ley de Pareto aplicada a Los Clientes: El 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos.

  • Ley de Pareto aplicada a Los Productos: EL 20% de los productos genera el 80% de los ingresos de un negocio.



Aplicar cualquiera de estas técnicas de organización y gestión del tiempo, según las necesidades y oportunidades de cada lugar de trabajo, dará como resultado el aumento de la productividad del equipo, una mejoría en la concentración de los colaboradores, más tiempo libre, evitar la procrastinación, la priorización de tareas importantes y en la disminución de la ansiedad. 


Finalmente, lo importante en estos métodos, es aprender a evitar perder el tiempo en actividades o detalles que no generan alguna ganancia para el equipo y que sólo distraen de los objetivos principales.


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