Prestaciones de nómina del IMSS

La nómina es el registro de los días trabajados y los salarios percibidos por aquellos trabajadores al servicio de otros, en el que se establecen los conceptos de percepciones y deducciones para cada una de estas personas, en un período determinado.

Esta debe ser un  tema de cuidado para las empresas, ya que son los patrones los principales obligados de cumplir a los trabajadores con la Ley Federal del Trabajo (LFT), al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma adecuada.

Para que una nómina se considere válida, es importante revisar el reglamento de la Ley de Seguro Social, donde se indica que, si el patrón no exhibe nóminas o están incompletas, puede significarle una multa, la aplicación de sanciones administrativas, o incluso puede resultar en alguna controversia laboral, al no poder acreditar alguno de los conceptos de pago o deducción.

El IMSS tiene la obligación de reportar toda anomalía que detecte en los recibos de nómina al SAT, o viceversa, como pueden ser Salarios Mínimos Generales reportados de menos en uno y de más en la otra institución.

La mejor práctica es revisar regularmente tanto el complemento emitido por el SAT, que contiene los requisitos para emitir los recibos de nómina, como el catálogo de claves para completar la información de algunos campos particulares de los mismos, ya que hay modificaciones que se realizan ocasionalmente, y de no realizarlas en el pago de nómina, se convertirá en un gasto no deducible para el empleador.

Las consecuencias del incumplimiento

Ya sea de forma individual o colectiva, los colaboradores pueden denunciar ante las autoridades cualquier falta del patrón, respecto a las responsabilidades relacionadas con el seguro social y estos pueden ser acreedores de sanciones de acuerdo a la Ley del Seguro Social.

De igual forma, de acuerdo al reglamento del IMSS se podrá sancionar a aquellas empresas en las que las autoridades detecten irregularidades, o que no cumplan todas las obligaciones fiscales. Entre las faltas más comunes podemos destacar:

• No hacer el registro ante el IMSS como patrón o hacerlo fuera de los lapsos estipulados.

• No dar de alta a los colaboradores en el Seguro Social o no hacerlo en las fechas establecidas.

• No comunicar al IMSS cambios en el salario de los trabajadores.

• Entregar documentación falsa o alterada.

• Inexistencia de registros de nómina.

• Registrar el salario de los empleados con montos menores a los reales.

• No  informar al trabajador de las aportaciones a la cuenta individual del seguro de retiro.

• Obstaculizar o impedir las inspecciones, visitas domiciliarias o procedimientos administrativos.

• No dar aviso al IMSS de los riesgos de trabajo, ocultar su ocurrencia en las instalaciones o fuera  de ellas en el desarrollo de sus actividades, ni llevar registro de los incidentes.

Medidas preventivas para evitar denuncias y multas

Es importante prestar atención en ciertas áreas para poder prevenir cualquier situación que derive en una multa. Estas son nuestras recomendaciones:

• Dar de alta a los trabajadores en el IMSS y hacer seguimiento. 

• Disminuir los niveles de riesgo laboral, mejorando instalaciones, siguiendo las normas de seguridad y capacitando a los empleados.

• Cumplir con las obligaciones fiscales con pagos y entregas puntuales de documentos.

• Evitar prácticas ilegales.

• Contar con asesoría especializada.

Gestionar la nómina de manera eficiente puede ser una tarea complicada, pues exige prestar mucha atención a los detalles, por lo que requiere un basto conocimiento y tiempo para su realización. 

Por esa razón, en Eslabón, ponemos a tu disposición nuestro servicio de maquila de nómina, la cual es una solución integral en la cual contamos con el respaldo de Payroll Plus, que permite tener el control de los procesos de pago y cumplimiento de obligaciones; tener la información del personal detallada para consultar en todo momento; la gestión de trámites y acceso a información al personal de tu empresa y mucho más.